Aufbewahrungsfristen für Personalakten: Datenschutz, digitale Tools und Effizienz im Fokus

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Egal ob analog in Ordnern oder digital archiviert – Personalakten sind ein unverzichtbarer Bestandteil der Personalverwaltung in jedem Unternehmen. Aber warum schreibt das Gesetz überhaupt vor, dass diese Akten über Jahre hinweg aufbewahrt werden müssen? Die Antwort ist einfach: Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte Mitarbeiterdaten über definierte Zeiträume hinweg zu dokumentieren. Dies dient nicht nur dem Nachweis gegenüber Behörden wie dem Finanzamt oder den Sozialversicherungsträgern, sondern auch der Absicherung bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen.

Wer diese Vorgaben ignoriert, riskiert nicht nur hohe Bußgelder, sondern auch rechtliche Nachteile. Doch wie lange müssen Unterlagen wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen oder Krankmeldungen tatsächlich aufbewahrt werden? Und wann dürfen sie endlich vernichtet werden? In diesem Beitrag bringen wir Ordnung in die komplexen Regelungen zur Aufbewahrung von Personalunterlagen in Deutschland.

Was zählt eigentlich zur Personalakte?

Unter dem Begriff „Personalakte“ versteht man laut Bundesarbeitsgericht sämtliche Dokumente, die persönliche oder dienstliche Informationen über Mitarbeitende enthalten und im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese Unterlagen in einer klassischen Papierakte, in mehreren Teilakten oder digital vorliegen – entscheidend ist, dass sie inhaltlich das Arbeitsverhältnis betreffen.

Typische Inhalte einer Personalakte sind unter anderem:

Personaldaten wie Name, Adresse und Bankverbindung
Bewerbungsunterlagen und Lebenslauf
Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
Unterlagen zur Sozialversicherung und Steuer
Zeugnisse, Zertifikate und Beurteilungen
Gesprächsprotokolle, Zielvereinbarungen oder Gehaltsregelungen
Krankmeldungen und Urlaubsanträge
Disziplinarische Maßnahmen wie Abmahnungen oder Kündigungen

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Was gilt für welche Unterlagen?

Die Aufbewahrungspflicht für Personalunterlagen richtet sich nach verschiedenen Gesetzen – darunter das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), das Handelsgesetzbuch (HGB), das Einkommensteuergesetz (EStG), das Sozialgesetzbuch (SGB) sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Je nach Dokumententyp und rechtlicher Relevanz gelten unterschiedliche Fristen:

Sozialversicherungsunterlagen wie Meldungen oder Beitragsnachweise müssen fünf Jahre lang aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Für Lohn- und Gehaltsabrechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren, insbesondere aufgrund steuerlicher Nachweispflichten.

Arbeitsverträge und Unterlagen mit rentenrelevantem Bezug – etwa Gehaltsnachweise oder Versicherungsdokumente – sollten idealerweise dauerhaft aufbewahrt werden, da sie für die spätere Rentenberechnung wichtig sind. Auch Zeugnisse oder notarielle Vereinbarungen fallen in diese Kategorie.

Bewerbungsunterlagen hingegen dürfen nach einer erfolglosen Bewerbung in der Regel nach drei bis sechs Monaten gelöscht werden – es sei denn, es besteht ein potenzieller Anspruch auf Schadenersatz wegen Diskriminierung, dann kann die Frist bis zu zwei Jahre betragen.

In Gerichtsverfahren verwendbare Dokumente wie Urteile, Vergleichsvereinbarungen oder Klageschriften müssen bei Vorliegen eines Titels bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden. Generell gilt jedoch bei vielen arbeitsrechtlichen Dokumenten eine Verjährungsfrist von drei Jahren.

DSGVO und Datenschutz in der Personalakte

Da Personalakten zahlreiche sensible personenbezogene Daten enthalten, unterliegen sie strengen Datenschutzbestimmungen. Die DSGVO schreibt vor, dass Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es für den ursprünglichen Zweck notwendig ist. Arbeitgeber sind verpflichtet, ein hohes Maß an Sicherheit zu gewährleisten – sowohl bei der physischen als auch bei der digitalen Aufbewahrung.

Zugriffsrechte müssen klar geregelt sein. Nur berechtigte Personen – etwa Personalverantwortliche oder die Geschäftsleitung – dürfen Einsicht in die Akten nehmen. Zudem sind Beschäftigte jederzeit berechtigt, ihre eigene Akte einzusehen und bei Bedarf eine Berichtigung unrichtiger Angaben zu verlangen.

Drei zentrale Datenschutzprinzipien sind besonders relevant:

Daten dürfen nur mit rechtlicher Grundlage oder Einwilligung verarbeitet werden.
Es dürfen nur die Daten erhoben werden, die wirklich notwendig sind.
Die Daten dürfen ausschließlich für den Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden.

Tipp: Personalakten digital und sicher verwalten

Was passiert bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht?

Unternehmen, die Personalunterlagen zu früh löschen oder nicht fristgerecht archivieren, müssen mit empfindlichen Strafen rechnen. Wird eine Akte zu lange aufbewahrt, kann das ebenfalls kritisch sein – insbesondere im Hinblick auf die DSGVO, die bei Verstößen hohe Bußgelder vorsieht. Es ist daher entscheidend, sowohl die Fristen für die Aufbewahrung als auch die rechtzeitige, sichere Löschung im Blick zu behalten.

Mitarbeiterrechte: Einsicht und Kontrolle

Nach § 83 des Betriebsverfassungsgesetzes haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Recht, jederzeit Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen – auch ohne Angabe von Gründen. Auf Wunsch kann ein Mitglied des Betriebsrats hinzugezogen werden. Zudem besteht das Recht, Gegendarstellungen oder Erklärungen zu bestimmten Dokumenten hinzufügen zu lassen.

Übrigens: Informationen zum Gesundheitszustand wie ärztliche Gutachten oder Untersuchungsergebnisse dürfen grundsätzlich nicht Bestandteil der Personalakte sein. Hierfür gelten gesonderte Datenschutzregelungen.

Papier oder digital – was ist die bessere Lösung?

Beide Formen der Archivierung haben ihre Vor- und Nachteile. Die digitale Akte bietet jedoch klare Vorteile in Bezug auf Effizienz, Platzersparnis und Datenschutz. Digitale Systeme ermöglichen eine genaue Rechtevergabe, lückenlose Protokollierung von Zugriffen und einfache Auffindbarkeit der Dokumente. Voraussetzung ist jedoch, dass die eingesetzte Software rechtskonform ist und regelmäßige Backups sowie revisionssichere Speicherung garantiert sind.

Viele Unternehmen setzen inzwischen auf digitale Personalakten. Diese verbessern nicht nur die Übersichtlichkeit, sondern helfen auch bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Fristen. Zudem lassen sich digitale Personalakten mit anderen Systemen wie Zeiterfassung oder Lohnbuchhaltung verknüpfen.

Fazit: Personalakten gesetzeskonform und effizient verwalten

Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Personalakten ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern schützt Unternehmen auch vor rechtlichen und finanziellen Risiken. Wer auf digitale Lösungen setzt, profitiert von effizienteren Prozessen, verbesserter Compliance und einem modernen HR-Management. Entscheidend ist dabei jedoch, die relevanten Gesetze zu kennen, ein solides Löschkonzept zu etablieren und den Datenschutz jederzeit ernst zu nehmen.