Erreichbarkeit gewerblicher Mitarbeiter:innen: HR-Dokumente und mehr über eine App!
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Gewerbliche Mitarbeiter:innen sind in vielen Unternehmen unverzichtbar. Sie leisten oft wichtige, aber weniger sichtbare Arbeit und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Die digitale Kommunikation und Erreichbarkeit dieser Mitarbeitergruppe stellt jedoch oft eine Herausforderung dar. Der Grund liegt darin, dass sie meist in Bereichen wie Produktion, Handel oder Technik tätig sind und in der Regel keinen regelmäßigen Zugriff auf einen PC haben. Häufig verfügen sie nicht einmal über eine dienstliche E-Mail-Adresse. Ihre Tätigkeiten sind zumeist manuell und erfordern keine Computer-Nutzung.
Deshalb hören Unternehmen oft die Aussage: „Ich kann meine gewerblichen Mitarbeiter:innen nicht digital erreichen, um HR-Dokumente oder andere wichtige Unterlagen zu verschicken.“
In diesem Artikel erfahren Sie, welche weiteren Ursachen es gibt, warum es für Unternehmen schwierig ist, gewerbliche Mitarbeiter:innen digital zu erreichen, und wie der effektive Austausch von Personaldokumenten dennoch gelingen kann.
Wer sind gewerbliche Mitarbeiter:innen?
Gewerbliche Angestellte, die vor allem körperlich arbeiten, sind in handwerklichen, technischen oder produktionsnahen Bereichen tätig. Sie sind essenziell für den Betrieb einer Organisation. Im Gegensatz zu ihren Bürokolleg:innen, die oft als kaufmännische oder White-Collar-Arbeiter:innen bezeichnet werden, werden gewerbliche Mitarbeiter:innen häufig als Blue-Collar-Arbeiter, Non-Desk-Worker oder Deskless-Worker bezeichnet. Arbeitsmarktexpert:innen schätzen, dass etwa drei Viertel der Beschäftigten in Deutschland diesem Segment angehören.
Obwohl sie verschiedene Bezeichnungen tragen, haben gewerbliche Mitarbeiter:innen eine gemeinsame Eigenschaft: Sie arbeiten nicht an einem festen Schreibtisch. Deshalb wird oft der Begriff „Non-Desk-Worker“ verwendet. Während Büromitarbeitende regelmäßig mit neuen digitalen Tools ausgestattet werden, bleibt diese Gruppe der gewerblichen Mitarbeiter:innen häufig ohne solche Hilfsmittel.
Wo finde ich gewerbliche Mitarbeiter:innen?
Gewerbliche Mitarbeiter:innen sind in vielen Branchen anzutreffen. Sie arbeiten beispielsweise in der Automobilindustrie, der Lebensmittelproduktion, im Logistiksektor, in der Reinigung, in der technischen Wartung oder im Außendienst. Ebenso gehören Beschäftigte im Einzelhandel und in vielen Dienstleistungsbereichen zu dieser Gruppe.
4 Gründe, warum gewerbliche Mitarbeiter:innen schwer zu erreichen sind
Grund 1: Mangelnde Wertschätzung für gewerbliche Mitarbeiter:innen
Die körperliche Arbeit in Feldern wie der Produktion oder im Außendienst wird oft unterschätzt und weniger wichtig erachtet als die Tätigkeiten von Büroangestellten. Diese Wahrnehmung führt dazu, dass die Bedürfnisse und Herausforderungen gewerblicher Mitarbeiter:innen oft nicht ausreichend beachtet werden. Wenn ihre harte Arbeit nicht anerkannt wird, kann dies zu Unzufriedenheit und Demotivation führen. Dies hat negative Auswirkungen auf die Leistung und das Engagement dieser Gruppe. Unternehmen müssen daher erkennen, welchen zentralen Beitrag gewerbliche Mitarbeiter:innen leisten und entsprechende Maßnahmen zur Wertschätzung und Förderung einer inklusiven Unternehmenskultur ergreifen.
Grund 2: Führungskräfte verfügen über mehr Wissen
In der Kommunikation mit Non-Desk-Workern fehlt es oft an Hintergrundwissen, das notwendig wäre, um Anweisungen oder organisatorische Entscheidungen vollständig zu verstehen. Führungskräfte sind häufig stärker in Veränderungsprozesse eingebunden und verfügen über Informationen, die lange vorher diskutiert wurden. Es ist daher wichtig, dass Informationen klar und mit dem nötigen Hintergrundwissen aufbereitet werden, damit ein besseres Verständnis entsteht. Digitale Informationsschreiben, die an alle Mitarbeiter:innen verteilt werden, können dabei helfen, dieses Wissen effektiv zu vermitteln.
Grund 3: Schwierigkeiten beim Zugang zu Informationen
Wenn Unternehmen noch immer auf veraltete Methoden wie das Schwarze Brett oder Hauspost setzen, um Informationen zu verbreiten, könnten diese Mittel in der heutigen digitalen Welt unpraktisch sein. Aber auch Unternehmen, die auf digitale Lösungen wie Intranet oder Portale zurückgreifen, schaffen es oft nicht, gewerbliche Mitarbeiter:innen in den Informationsfluss einzubeziehen. Auch wenn über zwei Drittel der Weltbevölkerung ein Mobiltelefon besitzt, setzen viele Unternehmen immer noch auf unpraktische Portal-Lösungen. Eine direkte Kommunikation über das private Handy der gewerblichen Mitarbeiter:innen wäre in der Regel schneller und effizienter.
Grund 4: Arbeitgeber:innen befürchten Widerstand gegen die Digitalisierung
Die Annahme, dass gewerbliche Mitarbeiter:innen digitale Lösungen ablehnen würden, verliert zunehmend an Bedeutung. Studien zeigen, dass auch Non-Desk-Worker technikaffin sind, und 70 % von ihnen wünschen sich mehr digitale Lösungen in ihrem Arbeitsalltag. Der Einsatz moderner Technologien würde nicht nur die Effizienz und Produktivität steigern, sondern auch die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter:innen erhöhen. Durch den Einsatz digitaler Tools können sie ihre Aufgaben schneller und präziser erledigen und sind besser informiert. Dies führt zu einer höheren Arbeitsqualität und einem besseren Arbeitsumfeld.
So gelingt die digitale Zustellung von HR-Dokumenten an gewerbliche Mitarbeiter:innen
Um die genannten Herausforderungen zu meistern, können digitale Postfächer wie d.velop postbox eingesetzt werden, um gewerbliche Mitarbeiter:innen effektiv zu erreichen. Hier sind einige Praxisbeispiele, die zeigen, wie der digitale Dokumentenaustausch beiden Seiten zugutekommt:
1. Elektronische Schichtpläne und Informationsschreiben
Die digitale Bereitstellung von Schichtplänen trägt zur Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen bei. Sie können ihre Arbeitszeiten flexibel und bequem einsehen, was ihre Tagesplanung erleichtert. Auch Informationsschreiben können auf diese Weise schnell übermittelt werden, sodass Mitarbeiter:innen immer auf dem neuesten Stand sind und sich stärker in die Kommunikationsprozesse eingebunden fühlen.
2. Feedbackformulare digital einreichen
Mit der d.velop postbox können Feedbackformulare einfach per Smartphone an die zuständigen Abteilungen gesendet werden. Mitarbeiter:innen müssen lediglich das ausgefüllte Formular abfotografieren und absenden. Auch andere Dokumente wie Reisebelege können so schnell übermittelt werden, was den administrativen Aufwand verringert und die Effizienz steigert.
3. Lohn- und Gehaltsabrechnungen digital versenden
Lohn- und Gehaltsabrechnungen können problemlos digital an gewerbliche Mitarbeiter:innen gesendet werden. Diese erhalten ihre Entgeltnachweise direkt auf ihrem privaten Handy oder können sie auf ihren privaten PCs einsehen – ohne einen Firmen-VPN oder eine dienstliche E-Mail-Adresse. Dies spart Zeit und vereinfacht den Prozess.
Fazit: Effizienter Dokumentenaustausch mit gewerblichen Mitarbeiter:innen
Die d.velop postbox bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die den Zugriff auf wichtige Dokumente erheblich vereinfacht. Gewerbliche Mitarbeiter:innen können jederzeit und überall auf ihre Unterlagen zugreifen, was ihre Flexibilität und Effizienz erhöht. Durch die digitale Zustellung wird der Papierverbrauch reduziert und die Nachhaltigkeit gefördert. Gleichzeitig wird der administrative Aufwand gesenkt, da die Dokumentenverwaltung zentralisiert und automatisiert wird. Dies führt zu einer schnelleren Bearbeitung von Anfragen und steigert die Zufriedenheit der gewerblichen Mitarbeiter:innen, die sich stärker eingebunden fühlen. Unternehmen profitieren von niedrigeren Druck- und Versandkosten und sparen zudem hochqualifizierte Arbeitskraft.
Moderne digitale Tools sind ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Strategie für den effizienten Austausch von Dokumenten. Sie ermöglichen eine schnelle und effektive Kommunikation mit gewerblichen Mitarbeiter:innen und tragen zur Prozessoptimierung bei. Unternehmen sollten kontinuierlich daran arbeiten, ihre digitalen Kommunikationsstrategien zu verbessern, um ein positives Arbeitsumfeld zu fördern und die Produktivität zu steigern.
