Zusammenarbeit ohne Medienbrüche: Drei digitale Tools, die deinen Workflow verbessern

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Die Arbeitswelt verändert sich rasant: Prozesse werden zunehmend digitalisiert, vereinfacht und flexibler gestaltet. Unternehmen stellen ihre Abteilungen auf digitale Lösungen um und arbeiten zunehmend virtuell zusammen. Softwarelösungen ermöglichen es, Routinetätigkeiten zu automatisieren und Medienbrüche zu minimieren. Doch trotz dieser Fortschritte treten immer noch Medienbrüche auf. Eine Studie des Digital Office Index 2024 von Bitkom zeigt, dass 96 % der befragten Unternehmen der Digitalisierung positiv gegenüberstehen, jedoch immer noch 20 % ihrer Prozesse überwiegend auf Papier basierend abwickeln.

Komplexe und oft langwierige Prozesse, wie Vertragsänderungen oder -unterzeichnungen, werden häufig noch über verschiedene Kommunikationskanäle wie Telefon, E-Mail und Post abgewickelt. Diese Methoden sind nicht nur zeitraubend, sondern auch anfällig für Sicherheitslücken. Wie Sie Ihre Arbeitsabläufe komplett digitalisieren und somit medienbruchfrei gestalten können, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Was ist ein Medienbruch?

Ein Medienbruch tritt auf, wenn während der Informationsübertragung zwischen verschiedenen Kommunikationskanälen oder Medien gewechselt wird. Ein solcher Bruch passiert, wenn digital erfasste Daten nicht ohne Weiteres in andere digitale Systeme integriert werden können (physischer Medienbruch) oder wenn bei der Verarbeitung innerhalb des digitalen Prozesses zwischen inkompatiblen Tools gewechselt wird (virtueller Medienbruch).

Wenn Daten und Dokumente nahtlos durch den gesamten Prozess fließen, ohne zwischen verschiedenen Medien oder Kanälen zu wechseln, spricht man von einem medienbruchfreien Ablauf.

Wann entstehen Medienbrüche?

Medienbrüche können aus unterschiedlichen Gründen auftreten. Einige der häufigsten Ursachen sind:

Nutzung von analogen und digitalen Medien im gleichen Prozess

Medienbrüche entstehen häufig, wenn Informationen zwischen analogen und digitalen Systemen ausgetauscht werden. Ein typisches Beispiel ist ein Dokument, das digital erstellt und freigegeben wird, aber zur Unterschrift ausgedruckt und postalisch verschickt werden muss, um es anschließend wieder einzuscannen und zu archivieren.

Verschiedene, inkompatible Softwarelösungen

Wenn verschiedene Software-Tools verwendet werden, die nicht miteinander kompatibel sind, müssen Daten manuell übertragen werden, was ebenfalls zu einem Medienbruch führt. Ein Beispiel dafür ist die Erstellung eines Arbeitsvertrags in einem Textverarbeitungsprogramm, das dann in eine digitale Unterschriftenlösung hochgeladen, unterschrieben, wieder heruntergeladen und schließlich in ein anderes Tool übertragen wird.

B2B-Datenübertragung zwischen Organisationen

Täglich werden zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten, Partnern oder anderen Organisationen Dokumente ausgetauscht. Doch viele Unternehmen arbeiten immer noch mit unterschiedlichen Standards, was die Digitalisierung von Dokumenten erschwert. Ein klassisches Beispiel ist der Datenaustausch zwischen einem Lieferanten und einem Unternehmen, der oft manuelle Anpassungen benötigt und dadurch nicht medienbruchfrei erfolgt.

B2C-Datenübertragung zwischen Unternehmen und Privatpersonen

Die Kommunikation zwischen Organisationen und Privatpersonen ist ebenfalls von Medienbrüchen betroffen. Wenn beispielsweise ein Unternehmen eine digitale Gehaltsabrechnung erstellt, diese ausdruckt, an den Mitarbeitenden verschickt und dieser sie dann einscannt und digital archiviert, entsteht ebenfalls ein Medienbruch. Besonders wenn es sich um sensible personenbezogene Daten handelt, ist es wichtig, diese in einem sicheren, medienbruchfreien Prozess zu verarbeiten.

Warum Unternehmen ohne Medienbrüche arbeiten sollten

Je mehr Medienbrüche ein Prozess beinhaltet, desto mehr Probleme können damit verbunden sein. Diese können in den folgenden Bereichen auftreten:

• Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit und Kommunikation: Medienbrüche erschweren die Zusammenarbeit, da Informationen nicht reibungslos ausgetauscht werden können.
• Ineffiziente Prozesse: Wenn Daten manuell übertragen und mehrfach verarbeitet werden müssen, entstehen redundante, ineffiziente Arbeitsabläufe.
• Erhöhte Fehleranfälligkeit: Der Wechsel zwischen verschiedenen Medien kann zu Fehlern und Missverständnissen führen.
• Redundante Datenmengen: Medienbrüche verursachen oft die Speicherung und Verarbeitung von Daten in mehrfacher Ausführung, was zu einer unnötigen Belastung der Systeme führt.
• Unnötige Kosten für Druck und Versand: Papierbasierte Prozesse verursachen unnötige Kosten, die vermieden werden könnten.
• Sicherheitslücken: Verschiedene Medien weisen unterschiedliche Sicherheitsniveaus auf, was potenzielle Sicherheitslücken schafft.
• Verzögerte Entscheidungsprozesse: Medienbrüche führen dazu, dass Informationen nicht sofort verfügbar sind, was die Entscheidungsfindung verzögert.
• Intransparente Prozesse: Medienbrüche machen es schwer, den Überblick über Prozesse und Aufgaben zu behalten.

So können Sie mit digitalen Lösungen Medienbrüche vermeiden

Es ist offensichtlich: Um die negativen Auswirkungen von Medienbrüchen zu minimieren, sollten diese so weit wie möglich vermieden werden. Digitale Lösungen können viele dieser Probleme adressieren und bieten zahlreiche Vorteile. Daten aus dem Digital Office Index 2024 von Bitkom zeigen, dass nicht nur interne Prozesse, sondern auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Kunden digitalisiert werden sollte. Ziel ist es, Informationen überall und jederzeit digital zur Verfügung zu stellen und die Rückmeldungen ebenfalls digital zu verarbeiten.

Viele Mitarbeitende wünschen sich mittlerweile auch im beruflichen Alltag eine ähnliche digitale Flexibilität, wie sie sie in ihrem privaten Umfeld bereits erleben. Tools wie die digitale Postzustellung machen es möglich, Dokumente schnell, sicher und medienbruchfrei zu verschicken.

Vorteile der digitalen Postzustellung:

• Kein Papier
• Kein aufwendiger Zeitaufwand
• Keine komplexen Abläufe
• Keine Kosten für Kuverts und Druck
• Sicher und medienbruchfrei

Dokumentenprozesse ganzheitlich digitalisieren

In einer modernen Arbeitswelt sind Dokumente oft auf verschiedenen Geräten und an unterschiedlichen Orten verstreut. Es ist entscheidend, dass sowohl Organisationen als auch Einzelpersonen jederzeit auf ihre Dokumente zugreifen und sie bearbeiten können, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Digitale Plattformen wie die d.velop platform bieten eine Lösung, um Dokumentenprozesse zu digitalisieren und somit medienbruchfrei zu gestalten.

Digitaler Signaturprozess mit d.velop sign

Viele Dokumente, wie Arbeitsverträge, werden bereits digital erstellt. Mit d.velop sign können diese jetzt auch rechtssicher und medienbruchfrei digital unterschrieben werden. Der gesamte Prozess, vom Hochladen bis zur Archivierung, bleibt komplett digital.

Digitale Dokumentenverwaltung mit d.velop documents

Die Verwaltung von Personalakten ist eine zeitintensive und oft unübersichtliche Aufgabe. Eine digitale Personalakte hilft, diese Prozesse zu zentralisieren und zu vereinfachen. Alle relevanten Dokumente werden sicher und effizient verwaltet, was den Arbeitsaufwand reduziert und die Effizienz erhöht.

Vorteile einer digitalen Personalakte:

1. Automatisierung von Prozessen: Durch Workflow-gestützte Automatisierungen werden keine Aufgaben vergessen und Ablagestrukturen bleiben konsistent.
2. Rechtssichere Archivierung: Alle Datenschutzrichtlinien und Aufbewahrungsfristen nach GoBD werden automatisch eingehalten.
3. Einfache Suche: Mit präzisen Suchfunktionen lassen sich auch nach Jahren schnell die relevanten Dokumente finden.

Medienbruchfreie Dokumentenzustellung mit d.velop postbox

Nachdem ein Dokument digital unterschrieben und sicher archiviert wurde, sollte es ebenfalls medienbruchfrei zugestellt werden. Das ist mit der digitalen Postzustellung über die d.velop postbox möglich. Auch hier wird der Arbeitsvertrag sicher und digital übermittelt, was eine effiziente und sichere Kommunikation ermöglicht.

Fazit: Die vollständige Digitalisierung von Prozessen schafft Effizienz und Sicherheit

Die digitale Transformation ist längst in vielen Organisationen angekommen und wird stetig weiterentwickelt. Themen wie Prozessoptimierung und Automatisierung gewinnen zunehmend an Bedeutung. Lösungen wie d.velop sign, d.velop postbox und d.velop documents unterstützen genau dabei – sie ermöglichen eine durchgängig digitale Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen sowie mit externen Partnern. Dadurch werden Prozesse nicht nur vereinfacht, sondern auch sicherer und leistungsfähiger gestaltet.