Geldwerter Vorteil – Firmenwagen

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Nutzt ein Mitarbeiter einen Firmen- oder Dienstwagen für Privatfahrten oder den Weg ins Büro, müssen diese Fahrten als geldwerter Vorteil versteuert werden. Geschäftliche Fahrten sowie die Nutzung eines Firmenwagens in Zeiten der Bereitschaft sind hingegen kein geldwerter Vorteil.

Wenn Mitarbeiter den Firmenwagen ihres Unternehmens auch privat nutzen können, gilt dies als „geldwerter Vorteil“, der entsprechend versteuert werden muss. Die Besteuerung kann auf verschiedenen Wegen erfolgen, um die Trennung von privaten und beruflichen Fahrten zu dokumentieren.

Was gilt als Firmenwagen?

Ein Firmen-, Geschäfts- oder Dienstwagen ist ein Kraftfahrzeug, das dem Betriebsvermögen eines Unternehmens zugerechnet (vgl. BFH-Urteil vom 18.12.2008, VI R 34/07, BStBl II 2009, 381) und für geschäftliche Zwecke eingesetzt wird. Solche Fahrzeuge werden Mitarbeitern zur Verfügung gestellt, um berufliche Aufgaben wie Geschäftsreisen, Warentransporte oder Kundentermine damit wahrzunehmen. Auch Behördenfahrzeuge zählen zu den Dienst- und Firmenwagen.

Darüber hinaus können auch Kraftfahrzeuge, die formal nicht zum Betriebsvermögen gehören, als Dienst- oder Firmenwagen im Sinne des § 8 Abs. 2 Satz 2 EStG gelten. Unternehmer, die kein Betriebsvermögen bilden können, weil sie beispielsweise Überschusseinkünfte erzielen, jedoch betriebliche Kraftfahrzeuge an Mitarbeiter überlassen, besitzen ebenfalls betriebliche Fahrzeuge.

Private Nutzung eines Firmenwagens

Viele Unternehmen gestatten es ihren Mitarbeitern, die Firmenfahrzeuge auch privat zu nutzen. In diesem Fall wird der Dienstwagen als geldwerter Vorteil betrachtet und muss bei der Einkommensteuer berücksichtigt werden. Der Privatanteil für Fahrten mit einem betrieblichen Kfz wird entweder mit der 1-%-Regelung oder mittels eines Fahrtenbuches ermittelt und versteuert.

• 1-Prozent-Methode: Bei dieser Variante wird monatlich pauschal 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil angesetzt und zum Bruttogehalt des Mitarbeiters hinzuaddiert.
• Fahrtenbuch-Methode: Hierbei müssen alle privaten und geschäftlichen Fahrten sowie Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz lückenlos und zeitnah aufgezeichnet werden, sodass nur der tatsächliche Anteil der Privatfahrten versteuert wird. Das Fahrtenbuch kann per Hand oder elektronisch geführt werden.

Das Fahrtenbuch muss den Anforderungen des Finanzamts genügen, eine Zertifizierung für elektronische Fahrtenbücher gibt es allerdings nicht. Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch akzeptiert, muss es vollständig und zeitnah erfasst worden sein. Nachträgliche Änderungen müssen nachvollziehbar und Manipulationen ausgeschlossen sein. Verwirft das Finanzamt das Fahrtenbuch, so wird der geldwerte Vorteil nach der 1-%-Regelung berechnet.

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind zu beachten. Dies bedeutet, dass eine nachträgliche Modifikation steuerrelevanter Daten ausgeschlossen beziehungsweise für das Finanzamt lückenlos nachvollziehbar sein muss.

Reine Telematiklösungen genügen den Anforderungen in der Regel nicht. Die spezifischen Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher sind im BMF-Schreiben vom 18.11.2009, BStBl. I 2009, S. 1326 formuliert.

Rechenbeispiel 1-%-Methode:

Inländischer Bruttolistenpreis des Fahrzeuges: 32.000 Euro
Werkseitige Sonderausstattung des Fahrzeuges: 2.000 Euro
Gesamtsumme: 34.000 Euro
Versteuerung mit 1 %: 340 Euro

Somit beträgt der geldwerte Vorteil insgesamt 340 Euro pro Monat. Wird nachträglich noch weitere Sonderausstattung eingebaut, ist dies für den geldwerten Vorteil irrelevant. Der Firmenwagen würde weiterhin mit 340 Euro pro Monat versteuert werden.

Geldwerter Vorteil bei Firmenwagen für die Fahrt ins Büro

Neben der Privatnutzung des Fahrzeugs stellt auch die Nutzung des Dienstwagens für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte einen geldwerten Vorteil dar, der als Arbeitslohn zu besteuern ist. Anstatt der Einzelabrechnung der zurückgelegten Kilometer hat sich in der Praxis die pauschale Bewertung des geldwerten Vorteils bewährt.

Arbeitnehmer, die einen Firmenwagen nur an den Tagen zur Verfügung gestellt bekommen, an denen sie zur Arbeit fahren, müssen den geldwerten Vorteil pauschal mit 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer (einfache Strecke) und pro Monat versteuern. Diese Regelung gilt für Pendelfahrten sowie für Tage, an denen der Mitarbeiter im Urlaub, krank oder im Homeoffice ist, seinen Arbeitsplatz also nicht aufsucht.

Wird der Firmenwagen dem Mitarbeiter dauerhaft zur Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte überlassen und wird der geldwerte Vorteil nach der 0,03-%-Regelung für Pendelfahrten berechnet, muss die Berechnung immer für volle Kalendermonate erfolgen.

Das Unternehmen ist als Arbeitgeber dazu verpflichtet, den pauschalen Nutzungswert auch dann anzusetzen, wenn die Fahrten mit dem betrieblichen Kraftfahrzeug zur ersten Tätigkeitsstätte nicht jeden Tag anfallen. Das kann etwa bei einer Teilzeitvereinbarung sein, bei anfallenden Dienstreisen, angeordneter Kurzarbeit, einem Aufenthalt im Ausland oder einer zumindest zeitweisen Tätigkeit im Homeoffice. Auch Krankheit oder Urlaub sind unerheblich für die Berechnung.

Rechenbeispiel:

Geht man nun davon aus, dass der Arbeitnehmer den Wagen nicht nur für Privatfahrten, sondern auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte benutzen kann (bspw. 25 km), müssen folgende Kosten für den geldwerten Vorteil berücksichtigt werden:

0,03 % von 34.000 Euro (Listenpreis) x 25 = 255 Euro
1-%-Versteuerung: 340 Euro
Geldwerter Vorteil insgesamt: 595 Euro pro Monat

Einzel- oder Pauschalbewertung des geldwerten Vorteils für Firmenwagen

Ob die Einzelbewertung oder die Pauschalbewertung des geldwerten Vorteils für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit angewendet wird, ist für jedes Kalenderjahr einheitlich zu treffen. Bisher musste die Entscheidung zu Beginn des Kalenderjahres erfolgen. Im BMF-Schreiben wurde nun ein rückwirkender Wechsel der Bewertungsmethode im laufenden Kalenderjahr ausdrücklich zugelassen. Allerdings muss der Wechsel vor der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung gemäß § 41 c EStG erfolgen.

Für die Bewertung des geldwerten Vorteils aus Privatnutzung und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit ist der Listenpreis des Fahrzeugs entscheidend. Das neue BMF-Schreiben trifft eine Aussage für Fahrzeuge, für die kein inländischer Listenpreis ermittelt werden kann. Hier gilt: Ist kein inländischer Listenneupreis zu ermitteln, so muss er auf Basis verschiedener inländischer Endverkaufspreise freier Importeure geschätzt werden.

Geldwerter Vorteil bei Dienstwagen für Zeiten in Bereitschaft

Im BMF-Schreiben vom 3. März 2022 wurde festgelegt, dass ein Firmenwagen, der einem Mitarbeiter ausschließlich für Bereitschaftszeiten zur Verfügung steht, keinen geldwerten Vorteil darstellt. Auch die Zuordnung einzelner Fahrzeugtypen wird in diesem Schreiben abschließend geregelt.

Diese Regelung gilt damit für Firmenwagen, die nur an Tagen zur Verfügung gestellt werden, an denen eine dienstliche Fahrt von der Wohnung aus erforderlich werden kann, wie ein Bereitschaftsfahrzeug oder ein Einsatzwagen der freiwilligen Feuerwehr. Wichtig dabei ist, dass das betriebliche Kraftfahrzeug dem Mitarbeiter tatsächlich nur während der Zeit des Bereitschaftsdienstes zur Verfügung steht (vgl. BFH-Beschluss vom 19. April 2021, BStBl II Seite 605).

Dieses BMF-Schreiben ersetzt damit das BMF-Schreiben vom 4. April 2018 und ist auf alle offenen Fälle anwendbar.

Kraftfahrzeuge im lohnsteuerlichen Sinn

In diesem BMF-Schreiben wurde nun auch geregelt, was ein Kraftfahrzeug im lohnsteuerlichen Sinn ist. Zu den betrieblichen Kraftfahrzeugen zählen nun auch Wohnmobile, Taxen, E-Bikes mit Geschwindigkeiten über 25 km/h, Kombinationskraftfahrzeuge wie Geländewagen und E-Scooter. E-Bikes, die als Fahrräder gelten, sind steuerrechtlich keine Kraftfahrzeuge. Für diese E-Bikes besteht keine Kennzeichen- und Versicherungspflicht.

GoBD und elektronisches Fahrtenbuch

Der Privatanteil für Fahrten mit einem betrieblichen Kfz wird entweder mit der 1-%-Regelung oder mittels eines Fahrtenbuches ermittelt und damit versteuert. Das Fahrtenbuch kann per Hand oder elektronisch geführt werden. Lückenlos und zeitnah müssen aufgezeichnet werden:

• die beruflichen Fahrten
• die privaten Fahrten
• die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz.

Das Fahrtenbuch muss den Anforderungen des Finanzamts genügen. Offiziell gibt es aber keine Zertifizierung für elektronische Fahrtenbücher. Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch akzeptiert, muss es vollständig und zeitnah erfasst worden sein. Nachträgliche Änderungen müssen nachvollziehbar und Manipulationen ausgeschlossen sein. Verwirft das Finanzamt das Fahrtenbuch, so wird der geldwerte Vorteil nach der 1-%-Regelung berechnet. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind zu beachten. Danach gilt, dass eine nachträgliche Modifikation steuerrelevanter Daten ausgeschlossen beziehungsweise für das Finanzamt lückenlos nachvollziehbar sein muss. Unzureichend sind Telematiklösungen. Die Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher sind im BMF-Schreiben vom 18.11.2009, BStBl. I 2009, S. 1326 formuliert.