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Sage DMS

Kaufmännische Software mit weitblick

Sage DMS

Sage 100 DMS ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches sich an den wesentlichen Anforderungen mittelständischer Unternehmen an ein DMS ausrichtet. Im Mittelpunkt des DMS steht ein digitales Archiv, als zentrale Plattform für unternehmensweites Informations- und Wissensmanagement. Sage 100 DMS ist die Lösung für effizientere Ablage- und Suchprozesse im gesamten Unternehmen und steht jedem Sage 100 Arbeitsplatz zur Verfügung, wie auch mittels des Clients „Smart Start“ an PC-Arbeitsplätzen, die über keinen Zugang zur Sage 100 verfügen. Sage 100 DMS ist einzigartig auf die Anforderungen der Sage 100 Kunden zugeschnitten und orientiert sich am Grundsatz „Einfachheit statt Komplexität“. Dieser Grundsatz findet seine Umsetzung in einer einfachen und schnellen Inbetriebnahme, in der marktorientierten DMS-Funktionalität und insbesondere im Komfort durch die besonders tiefe Integration in die Sage 100 als führendes System. Und nicht zuletzt überzeugt Sage 100 DMS durch ein einfaches Preismodell.

Einstieg in die Digitalisierung

Ein Dokumentenmanagement System bringt für jedes Unternehmen zahlreiche Vorteile. Schließlich haben heute alle Unternehmen Verträge, E-Mails und deren Anhänge, Dateien als Word, Excel, PDF, Film, Bild etc. in Massen auf Servern oder Rechnern liegen. Allerdings ist es oftmals noch gängige Praxis, die Dokumente auszudrucken, abzuheften bzw. weiterzuleiten. Irgendwann liegen viele unterschiedliche Versionen an diversen Orten vor und keiner hat mehr den Überblick sowie den direkten Zugriff auf den aktuellsten Stand. Lange Suchzeiten und Fehler sind die Folge. Mit einem Dokumentenmanagement System bekommen Sie die Informationsmenge in den Griff, steuern die Informationsvielfalt und senken den Organisationsaufwand bei Freigaben und der Bereitstellung von Informationen.

Außerdem stehen die Dokumente für alle Aufgaben bereit – was die tägliche Effizienz enorm erhöht und die Mitarbeiter motiviert.

Ein Dokumentenmanagement System schafft Struktur, beschleunigt Arbeitsprozesse, steigert die Qualität und reduziert Kosten. Wer einmal alle Dokumente gut steuert, kann sie in weitere Prozesse einbinden – die Digitalisierung wird kontinuierlich ausgebaut.

Was eine DMS Software alles kann

Ein DMS ist das Informationszentrum eines Unternehmens. Es erlaubt das Speichern, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten von elektronischen Dokumenten aller Art. Es bietet eine Versionskontrolle:

  • Es ist nachvollziehbar, wann welches Dokument von wem geändert wurde, und gesetzliche Anforderungen sind damit erfüllt.
  • Sie erhalten damit eine zentrale, einheitlich strukturierte und vollständige Dokumentenverwaltung.
  • Die benötigten Informationen sind schnell digital gefunden.
  • Die Aufwände für Suchen, Ausheften, erneutes Abheften und evtl. Kopien entfallen.

Effizienteres Management von Datenvolumen

Die täglich im System erzeugten Dokumente werden automatisch digital und strukturiert archiviert.

Datenvielfalt besser strukturieren

Ein DMS bietet vielfältige Ablagestrukturen, so dass Dokumente, für jedes Unternehmen passend, digital abgelegt und bequem recherchiert werden können.

Prozesse optimieren

Sie können mit einem DMS neue Arbeitsabläufe etablieren und/oder bestehende optimieren. Das DMS weist den Mitarbeitern Aufgaben in festgelegter Reihenfolge zu und stellt die nötigen Informationen bereit.

Überblick

  • DMS-Funktionalität für Sage 100 Client
  • Funktionsaufrufe für DMS an über 50 Stellen in Sage 100
  • Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion (Menüstruktur, Listenfeldauswahl, Optionsschaltfläche, Kontextmenü und Control-Center)
  • Einfache Installation per Setup
  • Erweiterung um Drag & Drop
  • Dokumentprüfung
  • GoBD-konforme Archivierung

Archivierung von Sage 100 Belegen

  • Automatische Archivierung aller Einkaufs- und Verkaufsbelege im Modul Warenwirtschaft bei jedem
    Druck aus der Sage 100
  • Automatische Archivierung aller Mahnungen, Zahlungs- und Lastschriftavis im Modul Rechnungswesen bei jedem Druck aus der Sage 100
  • Übergabe ins Archiv per PDF-Ausdruck im Hintergrund
  • Dabei automatische Indizierung (Verschlagwortung) mit über 20 Indizes aus Daten der Sage 100
  • Automatische Archivierung von Fertigungsaufträgen im Modul Produktion bei jedem Druck
    aus Sage 100
  • Automatische Volltextverschlagwortung

Archivierung von Fremdbelegen

  • Kontextbezogene Archivierung externer Dokumente, die nicht aus der Sage 100 stammen (z. B. E-Mails), mit
    automatisch vorgeschlagener Indizierung in Sage 100 Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion
    und Volltextverschlagwortung
  • Kontextunabhängige Archivierung externer Dokumente mit manueller Indizierung
  • Integrierte Plausibilitätsprüfung für diverse Indizes
  • Manuelle Auswahl von einem oder mehreren Fremdbelegen aus dem digitalen Eingangsverzeichnis/
    Postkorb
  • Benutzerbezogene Postbox

Recherche und Anzeige archivierter Belege

  • Kontextintegrierte automatische Recherche und Dokumentanzeige
  • Trefferliste nach Dokumentarten geschlüsselt und über alle Dokumentarten
  • Filterfunktion in der Trefferliste
  • Sortierung auf- oder absteigend in der Trefferliste pro Indexbegriff
  • E-Mail, Export- und Druckfunktion für ausgewähltes Dokument
  • Anzeige der Dokumente mit ihren Indizes auf einen Blick
  • Integrierte Dokumentanzeige mit rotierender Dokumentdarstellung, Zoom- und Blätterfunktion
  • Dokumentanzeige unterstützt verschiedene Formate wie jpg, tif, bmp, png, pdf, doc, etc.
  • Versionierung archivierter Dokumente
  • Nachträgliche Bearbeitungsmöglichkeit der archivierten Indizes
  • Notizfunktion über Volltext

Recherche und Anzeige archivierter Belege mit dem Suchmenü

  • Kontextunabhängige, freie Suche über Volltext auf Indizes und PDF-Dokumentinhalte
  • Kontextunabhängige Suche über Dokumentart und Indizes und/oder Volltext
  • Manuelle Suchbegriffeingabe mit integrierter Plausibilitätsprüfung
  • Lupenfunktion für Sage 100 Standardsuche
  • Automatische Adressfeldfüllung nach Auswahl Kreditor/Debitor
  • Erweiterte Suchoptionen
  • Trefferliste nach Dokumentarten geschlüsselt und über alle Dokumentarten
  • Filterfunktion in der Trefferliste
  • Sortierung auf- oder absteigend in der Trefferliste pro Indexbegriff
  • E-Mail-, Export- und Druckfunktion für ausgewähltes Dokument
  • Anzeige der Dokumente mit ihren Indizes auf einen Blick
  • Bearbeitung der Indizes
    • Integrierte Dokumentanzeige mit rotierender Dokumentdarstellung, Zoom- und Blätterfunktion
    • Dokumentanzeige unterstützt verschiedene Formate wie jpg, tif, bmp, png, pdf, doc, etc.
    • Anzeige der archivierten Versionsstände zum Dokument
    • Bearbeitung der Indizes zum Dokument
    • Hinterlegung von Notizen

Administration

  • Vordefinierte Template-Archivstruktur für einen einfachen Start
  • Archivanlage über separates Archivanlagetool
  • Individuelle Benutzer- und Rechteverwaltung
  • Mandantenzuordnung und Verwaltung der Archivkonfiguration
  • Anlage Eingangsverzeichnis mit Unterverzeichnissen
  • Einstellung von Hintergrundbildern pro Dokumentart oder generell
  • Verwaltung von Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen
  • Verwaltung der Spaltenreihenfolge für die Trefferliste

Zusatzpaket Externer Client “smart start” und “smart explorer”

  • Dezente Integration in den Desktop
  • Archivierung mit manueller Indizierung gemäß Sage 100
  • Recherche und Anzeige aller archivierter Belege
  • Bearbeitungsmöglichkeit archivierter Fremdbelege und Versionierung
  • Wiedervorlagefunktion
  • Hinterlegung Notizen
  • Einfacher Workflow
  • Browsersuche dank Einfachfeld
  • Intuitive Oberflächen inklusive kontextsensitiver Menüs
  • Dropzone mit Drag & Drop Funktionalität
  • Aktivitätenstrom zum besseren Überblick über den Status der Dokumente

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